10 estrategias para mejorar la productividad laboral

8/06/18 06:36 PM / by Equipo de Terminal Creativa

productividad laboral

Cuando nos toca quedarnos un par de horas más tarde en la oficina, o cuando debemos ocupar parte de nuestro tiempo libre del fin de semana en terminar tareas que debían ser terminadas en el horario laboral, es común que nos preguntemos cuánto tiempo hemos perdido haciendo cosas poco relevantes. Y es que la efectividad de nuestro empleo se puede ver afectada por distintos factores.

Uno de ellos es la tecnología, que, si bien puede ayudarnos a ser más rápidos y eficientes en nuestros quehaceres, también resulta en una de las grandes distracciones que nos aquejan en la actualidad. Solo recordemos cuánto tiempo hemos pasado “pegados” en las redes sociales, en vez de estar concentrados sacando adelante algún proyecto o informe.

¡Pero no hay que preocuparse! Todos estamos a tiempo de aprender a administrar correctamente nuestro tiempo. Así que, a continuación, entregaremos algunos consejos para lograrlo y terminar con los pendientes rápidamente, ya sea para quienes trabajan en una oficina cumpliendo horarios o de manera remota:

1. Planificar el horario y la prioridad de tareas

Los empleados más valorados son aquellos que se destacan por su autonomía y su capacidad de planificar sus labores. La capacidad de confeccionar listas de tareas, previendo posibles retrasos en los plazos de entrega y participando en la calendarización de los proyectos es una excelente manera de saber el tiempo que se deberá dedicar para cada actividad y ser más productivos.

2. Programar las tareas administrativas

Dejar un horario especial para responder emails, realizar o devolver llamadas y llevar a cabo otras tareas administrativas, respetándolo con rigurosidad, nos permitirá evitar distracciones triviales mientras hacemos cosas importantes.

Si consideramos que el tiempo promedio que tomamos para recuperarnos de una interrupción es de 26 minutos, más vale la pena tomar este resguardo.

3. Planear el día la noche anterior

Tomarnos alrededor de 10 minutos para pensar en las cosas que debemos hacer al día siguiente nos permitirá ayudarnos a dormir mejor al mitigar las preocupaciones, y a enfrentar la jornada laboral con una mejor disposición para realizar las labores correspondientes.

4. Dejar fuera las preocupaciones personales

Nadie está exento de sufrir problemas, pero si deseamos mejorar nuestra productividad laboral, deberemos esforzarnos por desarrollar nuestra inteligencia emocional.

En caso de que tengamos una preocupación que no nos deje trabajar tranquilamente, y que sea foco de distracciones, es conveniente escribir en las mañanas, apenas despertamos, todo lo que pasa por nuestra mente, para así “liberarla”.

Otra técnica para manejar mejor las preocupaciones consiste en establecer períodos para preocuparse, los cuales pueden ser dos de 15 minutos cada uno, idealmente uno en la mañana y otro en la tarde.

5. Hacer las tareas más difíciles cuando se está más alerta

Aunque todos rindamos de distintas maneras, todos tenemos un momento de iluminación en la que podemos enfrentarnos con fuerza a cualquier tarea que se nos imponga. Por esto, es bueno definir cuál es el momento del día en el que estemos más alerta, para así poder destinar este tiempo a las tareas que nos cuestan un poco más. 

Lo más común es que dejemos las labores más complicadas para el final del día, cuando ya no tenemos energía para realizarlas. Por ello, es conveniente enfocarnos a primera hora para resolverlas. Así las olvidamos, y no dejamos que nos siga preocupando y distrayendo por el resto del día.

6. Cerrar el correo electrónico

Siguiendo con la idea de programar las tareas administrativas, cerrar la bandeja de entrada, desactivando las notificaciones (tanto de la computadora como del teléfono móvil), nos ayudará a no desviar nuestra atención de las labores que requieren nuestra concentración. Ya sabemos lo tentador que es revisar el correo, incluso si no tenemos la intención de responder en ese momento.

7. Tomar descansos regulares

Incorporar pequeños descansos durante el día nos ayudará a mantener los niveles de energía y la mente fresca. De hecho, está comprobado que descansar nos ayuda a ser más productivos.

Una buena técnica es trabajar 90 minutos, y descansar 15. Si nos cuesta concentrarnos por esa cantidad de tiempo, se puede acortar ese intervalo a 60 o 75 minutos.

Otra forma de controlar el tiempo de trabajo y de descanso, es la conocida técnica Pomodoro, que consiste en realizar pausas con mayor frecuencia, con la ayuda de un temporizador, destinando 25 minutos a trabajar concentrada e intensivamente, para luego descansar por 5 minutos, e iniciar nuevamente el proceso. Cuando se alcanzan 4 “pomodoros”, es decir, 4 ciclos de esta técnica, nos podemos premiar con un descanso más prolongado de 20 o 30 minutos.

Sea cual sea la técnica que prefiramos usar, en el tiempo de descanso es recomendable distraernos, ya sea tomando un café o aprovechando de hacer una llamada personal. Dar una caminata, por ejemplo, nos ayudará también a evitar dolores de espalda y otras afecciones producto de estar tanto tiempo sentados.

8. Alimentarse sanamente

Alimentarnos mal no solo empeorará nuestra condición física, ya que también nos hará menos productivos. De hecho, la Organización Internacional del Trabajo (OIT) señaló, gracias a un estudio, que la mala alimentación en el trabajo causa pérdidas de hasta 20% en la productividad.

Una alimentación sana, en cambio, nos permite tener más energía y los nutrientes que necesitamos para afrontar la jornada laboral sin fatiga, tanto mental como física.

9. Dejar la multitarea

De seguro a varios nos ha pasado que intentamos redactar un informe, mientras respondemos correos, revisamos Facebook y pensamos en lo que haremos en el fin de semana. Pues, el multitasking representa un gran riesgo para la productividad, perjudicando la concentración y la calidad de nuestro trabajo.

Debemos dejar de engañarnos y enfocarnos en terminar una tarea a la vez. Sin darnos cuenta, seremos mucho más eficientes con nuestro tiempo, y veremos cómo terminamos la lista de pendientes de forma más rápida.

10. Usar la tecnología a nuestro favor

Hoy, para nuestra fortuna, existen diversas herramientas online para evitar distracciones en el trabajo. La mayoría contamos con teléfonos inteligentes que, como mencionábamos en un principio, lamentablemente son una gran fuente de distracciones. Sin embargo, cuando buscamos aumentar nuestra productividad, podemos ver un gran beneficio en ellos si contamos con alguna aplicación como Hey Focus, por ejemplo, que bloquea nuestras redes sociales para que nos mantengamos concentrados sin caer en la tentación de revisar Facebook o Twitter. Y si nos gusta escuchar música, Brain.fm será una gran ayuda al crear una banda sonora especial para concentrarnos.

No importa dónde trabajemos, ya sea en la oficina o en nuestra casa de manera freelance, podremos mejorar nuestra productividad laboral siguiendo estos consejos. Lo más importante está en tener las ganas de mejorar y en apostar por la organización como uno de los elementos básicos para administrar mejor nuestro tiempo.

Topics: Estrategias Laborales Efectivas

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